會議室預約狀況透明化，並提供會議室線上申請作業，提升會議室使用效率

線上預約會議室

以往不論是開會場地借用，活動場地借用，基本上都是採用紙本登記作業。但會議順利召開之前，都還是可能遇到會議時間的調整，移調等等。此時會議室管理者就必須在登記表上反覆的修正。而對於承辦人而言，常常不只安排一種類型的會議，很難保證不會出現調整錯誤、忘記調整等問題。

若使用線上預約會議室，不僅可以隨時查詢已預約的時間，也可以查看各會議室的使用情形、空間大小、可容納人數等，幫助承辦人安排各種規模的會議。若是遇到會議時間更動，只要透過線上取消作業 ，再重新進行申請即可。 

針對定期召開的會議，系統提供「週期性預約功能」，不需要一筆一筆預約，把週期設定好，系統就會自動把時間預訂下來，節省承辦人安排會議的時間。

如何使用會議室管理系統

會議室管理員可於系統中建立各會議室的基本資料供申請者參考，而申請者可以透過「會議室行事曆」，查看各會議室的使用狀況。如同個人行事曆一般，讓每個會議室都擁有各自的Schedule，只要看到某段時間，某會議室有空，就可以填寫申請表，把它搶下來啦~

 針對每個會議室的使用狀況，我們提供會議室使用率報表，統計每個會議室是否都有被平均的使用，檢查是否有會議室長期處於閒置的狀況，管理員可找出閒置的原因，並想辦法提升使用率。

 另外，若同一層樓中，有數個不同的會議室，可能會造成與會者無法及時找到欲參加的會議到底在哪間。因此若各會議室配有數位看板，就可以與會議室管理系統結合，不論是想要顯示正在進行的會議資訊，或是下一場的會議資訊等等，都可以達成。真正做到讓管理者、承辦人、以及與會者都可以得到便利的一個會議室管理方案。

開會地點確認後，承辦人的工作尚未結束，必須通知與會者開會的時間以及地點、整理會議資料等工作，我們也提供一套解決方案來幫助承辦人更輕鬆的完成開會準備工作。詳細資訊可以參考「葳橋資訊-會議追蹤管理系統」

若想要得到更完整的會議室管理系統的功能介紹以及系統導入協助，歡迎與我們聯繫，將安排專人服務。