車輛利用最佳化、有效掌握車輛使用及維護狀況

公務車擔任載送人員以及貨物的重責大任，屬於財產的一部分，不管車輛的多寡，都應該要有完善的使用制度，才可以確保車子維持在良好的狀況。車子狀況良好，使用年限就能比較長，不會出現時常維修、或是過沒幾年就必須要汰換的狀況。

針對公家機關，就有明訂公務車輛以及公務車駕駛的相關規範。所謂的車輛管理包含的範圍是指車輛登記檢驗、調派使用、油料管理、保養修理、報停報廢、肇事處理及駕駛人之管理等事項。(詳細的車輛管理規範可參考行政院頒布的車輛管理手冊)

傳統車輛管理問題

以往使用紙本的方式處理車輛管理，沒辦法及時的了解車輛的使用狀況，可能會造成有些車輛使用率高，而有些車輛閒置，如何做出適當且有效率的配置， 除了經驗的累積，是否還有其他的方式能夠幫助管理員快速上手？

另外，車輛的里程保養及加油等作業，都必須由車輛管理員來負責，以往用填寫紙本的方式，到每月要結算的時候，還必須要手動計算各項資料，且各車輛的使用情形很難做出比較。例如：是否有車子使用率較低，或是維修次數過高，每個月都要整理多面向的報告，需要花費不少時間。因此如果有系統化的方式來幫忙處理車輛管理的作業，就能夠替管理者省下不少的時間。

如何使用公務車輛管理系統

線上車輛管理申請

車輛管理申請的第一步：線上派車申請單。申請者負責填寫乘車人數、時間及往返的地點與事由，交給上級決行後，送單給車輛管理員，由車輛管理員負責派車。只要點選派車申請單上的新增/修改派車單，就會出現車輛行事曆，上面清楚的表列車輛的車型與駕駛人。派好車輛之後，單子就會送給駕駛人，由駕駛人到負責填寫此次派車所行使的里程數。里程回報結束後，就會送還給申請者確認並結單。

車輛維護作業

公務車的相關維護資料夠也能夠儲存在系統中以方便統計與查閱，例如：里程紀錄、加油紀錄；維修及保養紀錄等。另外可以設定車輛定期保養、保險跟檢驗的通知功能，按時維護才能確保駕駛跟乘車者的安全。

車輛使用資料

除了定期的保養紀錄，車輛維修紀錄之外，車輛管理員還可以透過系統提供的統計報表功能了解車輛的調派次數，總里程數，出勤天數等。從人員的角度來看，也可以統計出同仁申請公務車的次數。

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